Gemba Walk: Importância e Passos para implementação!

Se você é um gestor ou líder de equipe em uma organização que busca a excelência operacional, existe a chance de ter ouvido falar de Gemba Walk. 

Estando entre as mais importantes ferramentas gerenciais do Lean Manufacturing, quando bem estruturado, o Gemba Walk proporciona aos gestores e especialistas de diferentes níveis e áreas de uma organização o melhor entendimento da realidade operacional, e ainda, possibilita estar junto do pessoal que atua na “linha de ação” para estimular melhorias, dar suporte à solução de problemas e buscar garantir o uso adequado de padrões de trabalho.

Em essência, o Gemba Walk é um importante recurso para criação de uma cultura de melhoria contínua.

A frequência do Gemba Walk normalmente é diferenciada para distintos níveis de gestão, sendo que sempre haverá envolvimento dos colaboradores que executam as tarefas nos postos de trabalho.

Estruturar o Gemba Walk em organizações que já possuem o Mapa de Fluxo de Valor é ainda mais fácil. Porém, mesmo nas empresas que ainda não possuem um Fluxo de Valor definido, o Gemba Walk possibilita muitas vantagens. 

O importante é criar um roteiro estruturado, ter em mente os comportamentos adequados na relação com o pessoal do gemba e se atentar à disciplina na execução.

Continue a leitura e aprenda como utilizar o Gemba Walk para obter resultados expressivos e transformar a sua empresa! 

Neste texto, vamos apresentar o conceito, os princípios e passos para implementação do Gemba Walk, colaborando para a melhoria contínua na sua organização.

Gemba Walk: Entenda o conceito 

O termo japonês “Gemba” significa “lugar real” ou “lugar onde o valor é criado”. Refere-se ao local onde a ação de uma empresa acontece. 

Em uma indústria, no sistema de geração e disponibilização dos produtos, estamos falando dos fluxos no chão de fábrica onde as engrenagens da cadeia produtiva estão em pleno funcionamento!

Afinal, é lá que os processos transformacionais produtivos e movimentação de produtos estão sendo executados. 

Ou seja, é sempre no “Gemba” que a verdadeira essência do negócio se revela!

A expressão “ir ao gemba”, portanto, refere-se ir ao local onde o trabalho é realmente executado.

Infelizmente, é muito comum a prática de “gerar” novas demandas e soluções de problemas para as áreas operacionais com gestores e especialistas sentados atrás de uma mesa dentro de uma sala, normalmente distante do gemba, o que leva a grandes inconsistências, soluções inadequadas, ações inócuas e desmotivação do pessoal, com potencial prejuízo para organização e clientes.

O Gemba Walk aproxima os gestores e especialistas da verdadeira realidade operacional, com envolvimento para melhoria contínua de forma efetiva daqueles que estão atuando diretamente nos processos operacionais.

O que é Gemba Walk:

• Uma jornada regular programada, estruturada e divulgada de ida aos postos de trabalho ao longo do fluxo operacional de criação de valor 
• Uma forma de exercer a liderança servidora e facilitadora
• Uma prática de uso do PDCA para melhoria contínua
• Uma caminhada que busca gerar oportunidades de melhoria e dar suporte na solução de problemas
• Uma metodologia que inclui visita aos quadros de gestão à vista para focar prioritariamente determinados indicadores de performance, ou seja, é uma forma de alinhar o foco em questões consideradas prioritárias no momento
• Uma oportunidade de aprendizado da realidade operacional 
• Um momento de interação produtiva com operadores e lideranças de linha de frente 

O que Não é Gemba Walk:

• Um tour aleatório surpresa
• Um programa de vigilância ou cobrança
• Uma forma de achar falhas dos operadores e lideranças
• Uma jornada para dar soluções

O Gemba Walk não deve ser confundido com o “Management by Walking Around” (MBWA), pois este último envolve um processo não estruturado e aleatório de visita ao chão de fábrica.

Quais os princípios fundamentais para execução adequada do Gemba Walk?

Para o sucesso dessa ferramenta gerencial, existem alguns princípios básicos a serem considerados:

• Tenha um roteiro planejado e informe a programação do Gemba Walk antecipadamente para que todos estejam preparados e adequem suas agendas, pois existem outras atividades que fazem parte da rotina operacional
• Tenha objetivos (indicadores) claros de melhoria a serem observados em cada posto de trabalho, pois, independente de outras oportunidades que possam ser identificadas, esse é um momento para alinhamento de foco previamente determinado em algumas poucas questões importantes no momento (até 2 temas)
• Fique atento às oportunidades de melhorias em geral, mesmo que essas não estejam sendo monitoradas por indicadores, pois, no ambiente de trabalho podem ser observadas situações como: acúmulos de produtos ou materiais, ruídos e cheiros incomuns, vazamentos, dificuldade de acesso às áreas, etc.
• Foque nos processos, em especial na existência de padronização adequada, e não nas pessoas
• FAÇA PERGUNTAS e não dê respostas, registre suas sugestões para posterior conversa com as lideranças
• Respeito aos operadores e líderes

Quais os passos para implementação dessa prática gerencial?

Como já dito, o Gemba Walk deve ter uma abordagem estruturada. 

Para tanto, apresentamos uma sequência de passos para sua implementação:

Passo 1: Defina seus objetivos prioritários 

É muito importante ter clareza dos temas prioritários a serem abordados pelo Gemba Walk. Pode ser um tema a ser explorado no momento, ou até dois temas. Entre eles, poderiam ser:

• Produtividade – relacionada ao desempenho do processo
• Qualidade dos Produtos
• Eficiência e Perda de materiais
• Organização e Segurança do trabalho
• Layout da Planta
• Estrutura física das instalações e equipamentos

Sabe-se o quanto é difícil estabelecer um foco, pois sempre se deseja melhorar tudo ao mesmo tempo. 

Mas é fundamental para o sucesso do Gemba Walk que ele esteja direcionado a um ou, no máximo, dois temas prioritários, pois é comum no gemba a existência de muitos indicadores de desempenho e “urgências” diárias que competem para diluir o foco naquilo que seria considerado criticamente importante no momento.

Envolver pessoas-chave para discutir e definir o foco do momento é uma boa estratégia. Pode-se utilizar de base de dados e reunião com pessoas-chave para auxiliar na definição.

Ao interagir com o time de linha de frente, podem surgir algumas necessidades consideradas importantes por eles que podem estar relacionadas a outros temas. 

Deve-se escutar e depois ponderar se podem ser relacionadas aos temas principais ou se vai direcionar a tratativa de forma complementar ou para outro contexto. Seja qual for o direcionamento, sempre será necessário acompanhamento e feedback.

Passo 2: Envolva todos relacionados ao roteiro e defina os papéis

O Gemba Walk é um processo que exige transparência e clareza dos objetivos e princípios básicos de sua execução.

Desta forma, garanta que todos os que estarão relacionados à prática do Gemba Walk sejam comunicados sobre a metodologia. Um workshop sobre a importância, objetivos, princípios e forma de execução pode ajudar na comunicação.

Existem alguns papéis que precisam ser definidos:

• Um coordenador do programa – responsável por garantir a disciplina da execução de acordo com os princípios e passos da metodologia, promovendo treinamentos necessários aos envolvidos e estabelecendo meios para a comunicação de cronogramas, feedbacks e report mensal do andamento geral
• Os participantes que farão o roteiro – uma referência seria em torno de 3 a 5 participantes, sendo que o nível gerencial da área irá convidar pares e especialistas que consideram importante para conhecer ou contribuir para melhorias nos processos
• Os operadores e líderes dos postos de trabalho – existe sempre a questão dos turnos, pois, sendo esperado criar uma cultura para melhoria contínua, todos precisariam estar envolvidos

Passo 3: Planeje o roteiro e os níveis envolvidos

O planejamento do roteiro dependerá da complexidade e tamanho das operações. Pois, havendo “muitos fluxos de valor” e, consequentemente, muitos postos de trabalho, poderá ser necessário decompor em mais de um roteiro com programações independentes.

Definição dos roteiros (fluxos de processos):

Estabeleça o início e fim do fluxo de processos que fará parte do Gemba Walk, identificando cada um dos postos de trabalho a ser visitado. Pode-se utilizar um layout para desenhar o roteiro. 

Dependendo da complexidade e tamanho da indústria, os fluxos podem ser decompostos por área e até divididos em subfluxos dentro de determinadas áreas, por exemplo:

– Fluxos de produção 

– Fluxo de recebimento e abastecimento de materiais

– Fluxo de armazenamento e transporte

– Fluxos das áreas de apoio (controle de qualidade, manutenção, ferramentaria, etc.)

– Outros fluxos

Por limitação de tempo, pode haver a necessidade de selecionar fluxos, os quais devem ser acordados como os mais críticos no momento.

Duração: 

Um fator limitante do roteiro é a duração de cada visita aos postos de trabalho. O recomendado é que seja de 15 a 30 min, podendo variar em cada posto de trabalho de acordo com a complexidade do processo. No começo, pode haver uma extensão do prazo planejado em alguns postos de trabalho, mas deve-se procurar sempre ser rigoroso com o prazo máximo previsto em cada posto de trabalho. 

Não existem regras exatas sobre qual deve ser o período máximo da caminhada, ou seja, quantos postos de trabalho serão envolvidos. Porém, apesar de haver jornadas de um dia inteiro, é mais comum planejar jornadas de 2 a 4 horas e, quando necessário, realizar mais de um roteiro em dias diferentes.

Frequência e níveis gerenciais:

A frequência para cada roteiro do Gemba Walk pode variar de acordo com o nível gerencial envolvido. Veja os exemplos abaixo como referência:

1 – Supervisão ou Coordenação: esse nível normalmente é responsável pelos líderes das áreas de trabalho sendo comum jornadas diárias ou semanais.

2 – Gerências intermediárias: essa quantidade de níveis pode variar conforme tamanho e complexidade da empresa. Assim, suas jornadas podem ser semanais, quinzenais ou mensais.

3 – Alta Gestão: é comum ter jornadas mensais ou bimestrais.

Lembrando que é apenas uma referência, um ponto de partida, podendo haver adaptação para cada organização. O importante é envolvimento de todos os níveis e staffs na construção e manutenção de uma cultura de melhoria contínua.

Passo 4: Prepare o Check List e o Guia de Atitude 

Ter um checklist em mãos sempre ajuda a ter uma abordagem mais estruturada e voltada para objetivos específicos. E se preparar para ter as atitudes corretas é fundamental. 

Checklist

O checklist sempre deve ser adaptado às necessidades específicas da empresa e serve como uma trilha e não um trilho para seguir ao longo da interação.

Um Checklist pode conter as seguintes questões:

1. Relacionadas às Pessoas e ao Foco:

• Olá, como estão vocês hoje?
• Sabem quais questões prioritárias que estamos focando?
• Existem dificuldades para melhorar nessas questões? 
  

2. Relacionadas ao desempenho dos processos:

• Quais indicadores de desempenho de processo utilizados? Estão bons?
• Há um “quadro” de indicadores e ações de melhoria? Está Atualizado?
• Qual processo estão trabalhando no momento?
• Existe padrão para esse processo e setup? É fácil de cumprir?
• Ocorrem problemas com esse processo? E outros? De que tipo?
• Vocês conseguem resolver esses problemas para não ocorrerem mais?
• Tem metodologia para descobrir e tratar a causa raiz do problema?
• Existem atividades desnecessárias que poderiam ser eliminadas?
  

3. Relacionadas à Qualidade:

• Os produtos estão facilmente identificados antes e depois do processo?
• Os produtos desse processo são todos aprovados?
• Por que existem reprovações? São recorrentes?
• Como poderíamos evitar reprovações?
  

4. Relacionados às perdas e desperdícios de materiais:

• Existem perdas de materiais na execução desse processo?
• Como elas poderiam ser evitadas?
  

5. Relacionadas à Organização e Segurança do Trabalho:

• O ambiente de trabalho está organizado e em condições seguras?
• Vocês possuem as ferramentas necessárias para as tarefas?
• Tudo que está na área é necessário e está em boas condições?
• Esses materiais estão no lugar certo? Por que estão aqui? 
• Vocês tiveram o treinamento necessário para as tarefas?
• Existem acidentes nessa área de trabalho? 
• Vocês estão com os equipamentos de segurança adequados?
• As máquinas possuem condições seguras?
  

6. Layout da Planta: 

• O Layout facilita o Fluxo de materiais?
• O Foco está em organização por células ou por processos?
  

7. Estrutura física das instalações:

• A estrutura física está em boas condições?
• A sinalização para movimentação está adequada?
• Os equipamentos estão em boas condições?
  

Guia de Atitude

Lembre todos os participantes dos princípios e, se considerar interessante, tenha junto ao checklist um lembrete de atitudes desejáveis ao longo do Gemba Walk, que deve ser lido antes de iniciar a jornada e ser relembrado aos participantes sempre que o comportamento de algum deles desviar do desejado.

Exemplo: 

• Faça Perguntas e não dê ordens, soluções ou sugestões durante a caminhada
• Esteja aberto a novas ideias, mesmo que pareçam sem sentido inicialmente
• Seja crítico com os processos e não com as pessoas, não julgue.
• Cuidado com tom de voz e linguagem corporal, esteja com uma postura receptiva e empática
• Seja respeitoso com os colaboradores e não desrespeite seus líderes
• Observe e aprenda 
  

Passo 5: Siga o roteiro, faça perguntas, anotações e obtenha compromissos

Caminhe com o time ao longo do roteiro, tenha em mãos: o fluxo dos postos de trabalho, com os nomes dos colaboradores e liderança; checklist; guia de atitude; recursos para registro (bloco de anotações e celular para fotos, filmagens ou gravações de mensagens de voz) – estes registros serão utilizados posteriormente.

Mantenha atitude positiva, mesmo que problemas básicos e “gritantes” saltem à vista, pois de alguma forma eles já estavam lá e são originários de processos e sistemas de trabalho existentes, os quais passam a ser oportunidades de melhoria e aprendizado.

Lembre-se de manter o OLHAR PARA OS PROCESSOS e não para julgar as pessoas ou procurar culpados. PESSOAS NÃO ESTÃO SENDO AVALIADAS! Este é um compromisso importante.

Mesmo quando o problema aparentemente possa ser gerado por uma falta de habilidade e conhecimento de algum colaborador, a causa provável estará nos processos de integração, treinamento, acompanhamento de performance e suporte.

FAÇA PERGUNTAS. Quando identificada uma oportunidade, avance com as perguntas clássicas: O que? Como? Quando?…. e: Por quê? E faça mais ‘por quês’?

Você pode também utilizar perguntas voltadas para a técnica de ‘recontextualização’ do problema.

Durante a caminhada, o foco das conversas deve sempre estar no sentido de oportunidades dos processos, evitando assuntos diversos que não estejam ligados ao roteiro. 

Evitar conversas paralelas, afinal, todos precisam ouvir e processar com atenção.

Durante a visita, é importante ter uma mentalidade de aprendizado, estar aberto a diferentes perspectivas e observar o trabalho com atenção crítica.

É comum que os gestores fiquem presos em suas próprias ideias e não percebam os problemas que estão diante deles. 

Estar atento e ouvir o que os colaboradores têm a dizer é fundamental para a identificação de verdadeiras oportunidades de melhoria.

Os colaboradores que executam as tarefas diariamente têm uma visão privilegiada dos processos e, muitas vezes, possuem ideias valiosas para melhorar a eficiência, qualidade e segurança. 

Por isso, é fundamental ouvir suas sugestões e ao conversar com os colaboradores, faça perguntas abertas que permitam que eles se expressem livremente. 

Evite perguntas que possam ser respondidas com “sim” ou “não”, pois elas não contribuem para que o colaborador expresse sua opinião de forma completa. 

O objetivo da conversa no Gemba walk é entender o processo e identificar oportunidades de melhoria.

Lembre-se o objetivo não é dar respostas ou soluções imediatas, e sim conduzir para que parta da equipe envolvida com o processo a identificação de problemas, ou oportunidades de melhoria. E ainda: obter o compromisso destes para atuar firmemente na melhoria identificada, que deve ser registrada e será objeto de questionamento no próximo Gemba Walk. 

A visão ampliada dos participantes após toda a caminhada poderá permitir dar sugestões posteriores de forma mais sistêmica, direcionadas para as lideranças, que serão efetivamente responsáveis para condução para a solução efetiva.

Desta forma, seus registros serão úteis para a próxima etapa.

Passo 6: Feedback Construtivo e Report de Acompanhamento

Finalizada a caminhada, para garantir o potencial do Gemba Walk em contribuir para a consolidação de uma cultura de melhoria, é necessário que haja um feedback construtivo para o estabelecimento de planos de ação adequados e report do andamento do programa de Gemba Walk para todos os envolvidos.

Para tanto, deverão ser realizadas as seguintes atividades: análise crítica das observações, reunião de feedback com as lideranças e report geral do andamento do programa.

Análise Crítica das Observações 

É importante realizar uma síntese das considerações e sugestões com base nas observações realizadas, que servirão de base para discussão sobre planos de ação já propostos ou a serem propostos.

Como existe mais de um participante, isso pode ser feito em conjunto após a caminhada, ou cada um faz sua síntese individualmente e, na sequência, reúnem-se para consolidação.

Reunião de Feedback

O gestor deve reunir as lideranças e especialistas envolvidos para compartilhar, esclarecer e discutir as observações realizadas, com a finalidade de identificar os principais desafios relacionados ao foco e outras oportunidades de melhoria.

Dependendo do tamanho e quantidade de níveis de liderança, pode não ser viável envolvimento direto de todos os níveis. Nesse caso, os níveis intermediários envolvidos deverão desdobrar as propostas e comentários para níveis menores, a fim de estabelecer os planos de ação necessários.

O importante é estabelecer planos realistas, direcionados ao foco e outras oportunidades relevantes, com envolvimento de todos e sistemática de registro e acompanhamento pelas lideranças responsáveis.

Lembrando que a evolução das ações e melhorias esperadas dos resultados serão observados no próximo Gemba Walk.

Report Geral do Programa de Gemba Walk

Como é recomendável haver o papel de um coordenador geral do programa, cabe a este manter um alinhamento das oportunidades e problemas identificados e um report mensal da evolução do programa, garantindo a comunicação para todos os envolvidos.

Gemba Walk: As vantagens para o seu negócio!

O programa de Gemba Walk traz diversas vantagens para as indústrias e empresas em geral, de diversos segmentos.

Abaixo, listamos as principais. Confira!

Alinhamento de foco

Ao estabelecer uma caminhada regular e estruturada no Gemba, com foco em questões importantes, previamente estabelecidas, cria-se um alinhamento estratégico das melhorias necessárias e fundamentais para o aumento de competitividade no momento.

Identificação mais rápida de problemas

Ao ir ao gemba e conversar com a equipe da área envolvida, os gestores conseguem promover a identificação de problemas relevantes com maior agilidade, antes que eles se agravem e gerem maiores prejuízos para a empresa.

Maior eficiência

Ao buscar consolidar padronização dos processos, incentivo e suporte para soluções de problemas, o Gemba Walk ajuda a aumentar a eficiência dos processos, reduzindo tempos de parada, retrabalhos e desperdícios.

Melhoria na qualidade dos produtos/serviços 

Essa prática também permite identificar problemas de qualidade e implementar soluções multifuncionais necessárias para melhorar a qualidade dos produtos/serviços oferecidos pela empresa.

Redução de custos

Ao encontrar a origem dos problemas e implementar soluções definitivas, o Gemba Walk ajuda a reduzir custos, com eliminação de desperdícios e perdas em geral.

Desenvolvimento de uma cultura de melhoria contínua

Essa ação também incentiva a participação dos colaboradores tanto em melhorias fundamentais como no compromisso com a ação padronizada e identificação e solução de problemas, colaborando para a consolidação de uma cultura de melhoria contínua na empresa.

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Aumento da satisfação dos clientes 

Com processos mais eficientes e produtos/serviços de melhor qualidade, o Gemba Walk ajuda a aumentar a capacidade de gerar bons produtos/serviços e a satisfação dos clientes, levando a um aumento das vendas e da fidelização dos clientes.

Melhoria da comunicação

Ao ir ao gemba e conversar com o time, os gestores também conseguem melhorar a comunicação e o relacionamento com os colaboradores, criando um ambiente de trabalho mais colaborativo e produtivo.

Agora que você já sabe sobre a importância do programa de Gemba Walk, conte com a Borgatti Consulting para que essa prática seja implementada com sucesso na sua empresa!

Para conhecer mais sobre a nossa metodologia, acesse o nosso site e entre em contato conosco.

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