A Gestão de Operações de Alta Performance é voltada para a busca da excelência.
Por sua vez, a excelência está associada ao alcance de resultados competitivos sustentáveis, o que requer contínua geração de valor para o cliente e para a empresa.
Assim, o resultado competitivo ocorre quando estamos voltados para o crescimento e ganhos acima da média do setor por apresentar soluções diferenciadas, reconhecidamente valorizadas pelos clientes e rentáveis para a empresa.
E um resultado competitivo sustentável é quando conseguimos gerar valor para o cliente e a empresa não apenas de forma pontual ou temporária, mas de forma contínua.
Por isso, a importância do foco em melhoria contínua de fluxos e processos, que só se consolida verdadeiramente com uma cultura de excelência, a qual é em essência uma cultura de melhoria.
Afinal, ser excelente não é alcançar um determinado nível de sucesso, pois todo sucesso traz a semente do fracasso futuro pelo risco de acomodação. Excelência é um estado dinâmico de desenvolvimento, experimentação e inovação. ‘Ser excelente’ é ‘buscar permanentemente a excelência’, pois o caminho para excelência está constantemente em construção.
Nos tempos atuais, a excelência tem como respaldo técnico a metodologia lean e as ciências das operações; porém, para haver efetividade do conjunto de indicadores, sistemas e ferramentas, é necessária uma transformação cultural voltada para o desenvolvimento de uma cultura de excelência.
A cultura organizacional se manifesta pelo conjunto de padrões comportamentais socialmente aprendidos e praticados, o jeito considerado adequado de se fazer as coisas, os quais foram institucionalizados em decorrência de decisões da liderança e seus pressupostos de como as coisas devem funcionar.
O comportamento desejado para o alcance da excelência é atualmente baseado na filosofia lean, que estabelece um conjunto de princípios orientadores de como fazer, permitindo moldar uma cultura de excelência.
Assim, para o alcance de melhores resultados é necessária uma mudança na gestão das operações, que necessita ser sustentada por uma mudança de cultura organizacional, a qual depende de mudança comportamental.
E como sabemos, essa não é uma tarefa fácil!
Afinal, é preciso construir uma nova maneira de pensar e agir das pessoas, tanto para o uso adequado de sistemas e ferramentas, que diferem das práticas tradicionais, quanto para o desenvolvimento do foco em melhoria contínua, que só ocorre em um ambiente que incentiva a aprendizagem e a inovação.
Então, se o seu negócio conta com sistemas de operação ineficientes e sem um ambiente de incentivo à melhorias, tenha em mente que a implementação de uma gestão de alta performance fundamentada em uma cultura de excelência consegue reverter esse cenário, transformando para melhor os resultados da sua empresa!
Para te ajudar nesse desafio, preparamos este conteúdo, que reúne informações sobre a cultura de excelência, seus princípios e benefícios para as empresas e como implementá-la com sucesso no seu negócio!
Boa leitura!
Cultura de Excelência: Explorando o conceito
O caminho para excelência é pavimentado pela combinação da metodologia lean demand driven e as ciências das operações, o que inclui a necessidade de incorporar na prática do dia a dia o ‘pensamento lean’, por meio da adoção de certos princípios orientadores da ação.
Agora entenda o que é o Lean Demand Driven ou Lean Dirigido pela Demanda, em português, e as Ciências das Operações.
Lean Demand Driven e Ciência das Operações
A verdadeira transformação Lean deve ser entendida como uma filosofia corporativa, composta por um conjunto de princípios, sistemas gerenciais, métodos e ferramentas, que visa melhorar a performance de uma organização para aumento de sua competitividade e valorização das pessoas.
A denominação ‘Lean Demand Driven’ visa ressaltar que qualquer jornada na busca da excelência deve ter o foco no atendimento efetivo da demanda: a partir dela é que são organizados os fluxos de valor, os estoques e a programação puxada e nivelada.
Assim, o Lean Demand Driven visa a organização de fluxos de valor e estoques nas organizações para respostas rápidas ao mix demandado e eliminação de desperdícios.
Em outras palavras, essa abordagem defende o aprimoramento contínuo das operações em uma empresa, independentemente do seu nicho ou tamanho.
A ‘Ciência das Operações’ visa estabelecer a sistematização aprofundada do conhecimento em gestão das operações com o objetivo de estabelecer explicações, fundamentos e metodologias replicáveis para o alcance de resultados de alta performance. Tem se desenvolvido com base na evolução da gestão das operações praticada nas empresas de alta performance.
Ao longo dos anos, a Ciência das Operações tem se utilizado de estudos em geral e pesquisas acadêmicas, com modelagens teóricas, fundamentos matemáticos e experimentos práticos realizados nas próprias empresas industriais, visando estabelecer um conjunto organizado do conhecimento na área de gestão das operações na forma de leis, metodologias, técnicas, fórmulas e ferramentas em geral de grande impacto competitivo.
Esse conjunto é permanentemente revisado, selecionado e aprimorado, de acordo com novos conhecimentos e desafios da realidade competitiva. O corpo de conhecimento atual incorpora teoria das filas aplicada à produção (que nos apresenta a Lei de Little, cálculo de Wip crítico, Lei de Kingman, etc), teoria das restrições, entre outras.
Assim, a Ciência das Operações nos tem fornecido conteúdo metodológico, formulações e explicações que geram respaldo, revisão e aperfeiçoamento das propostas técnicas dentro da filosofia Lean na busca da excelência. Porém, as iniciativas de natureza técnica devem ser combinadas com a incorporação de princípios orientadores do comportamento para criação da cultura de excelência e alcance de resultados sustentáveis.
A seguir, saiba mais sobre os princípios e os principais benefícios da cultura de excelência para as organizações.
Cultura de Excelência: Princípios e Benefícios
Apesar da importância de indicadores, sistemas, métodos e ferramentas, temos que entender que o sucesso no caminho da excelência depende das pessoas, são elas que fazem acontecer as operações de alta performance para melhor resultado do negócio.
Considerando todo o conhecimento técnico atual voltado para Excelência, com base no ‘Lean demand Driven e a ‘Ciência das Operações’, é interessante a afirmação de Robert D. Miller: “o grande impacto no sucesso dessas ideias técnicas não foi a tecnologia, mas as pessoas que implementaram e utilizaram elas”.
Portanto, se queremos resultados excelentes, necessitamos de comportamentos excelentes. Então, se queremos mudar para melhor o resultado atual, é preciso mudar a cultura existente.
Em iniciativas na busca da excelência, é comum a liderança falhar por subestimar a força que a cultura existente tem para manter as coisas como sempre foram. Assim como já citado por Edgar Shein: “se você não gerencia a cultura, a cultura gerencia você”.
Cultura disfuncional
Assim, uma cultura disfuncional incorpora comportamentos inadequados com muitos custos para a empresa.
Veja alguns exemplos:
- Desperdícios recorrentes, praticamente aceitos como normais;
- Uma avalanche diária de problemas urgentes;
- Devoluções repetitivas;
- Clientes insatisfeitos;
- Alto turn over em posições-chave;
- Talentos mal aproveitados em todos os níveis;
- Lideranças, staff e operações com alta jornada de trabalho;
- Muitos quadros de pessoal de staff inchados;
- Clima de desconfiança, medo, disputa e com baixa moral;
- Pouca atitude colaborativa;
- Conluios e conflitos permanentes e desgastantes;
- Acomodamento com baixo nível de inovação e melhorias;
- Baixa produtividade.
Como vimos, resultados excelentes necessitam de uma cultura de excelência.
Para isso, é necessário guiar com clareza o comportamento desejado, e o primeiro passo está na incorporação de princípios de excelência.
Princípios de excelência
Princípio é uma orientação para decisão e ação, que deveria ser respeitada devido suas possíveis consequências.
Com isso, os princípios de excelência são independentes de julgamento de valor, pois estabelecem diretrizes específicas para o funcionamento desejado da organização.
Ao longo do tempo, observou-se que a maioria das empresas bem-sucedidas na jornada para a excelência contemplam comportamentos comuns, que podem ser considerados como direcionados por certos princípios subjacentes.
Existe um conjunto de princípios orientadores de comportamentos que pautaria toda e qualquer empresa excelente, assim como facilitaria o início da jornada de toda empresa em busca da excelência.
A seguir apresentamos 16 princípios fundamentais:
GOVERNANÇA
1. Compromisso da Alta administração com a Jornada para a Excelência
2. Ter clareza na definição de valor para o cliente e o negócio
3. Entendimento da demanda efetiva para orientar todas as operações
4. Uso da gestão por indicadores alinhada com contabilidade Lean
GESTÃO DE FLUXOS
5. Buscar organizar os trabalhos em fluxos contínuos de processos
6. Gerenciar o desempenho dos processos, com padrões e indicadores
(indicadores, gestão visual e rotina gerencial diária)
7. Domínio da capacidade com base em gargalos de fluxos
8. Utilizar sistema de programação puxada e nivelada
SUPORTE TÉCNICO E INOVAÇÃO
9. Eficiência em Projetos de produto/processo – funcional e manufaturável
10. Mudanças de tecnologias e métodos com experimentos controlados
11. A Qualidade é primordial e deve ser garantida 100% na fonte
(não por inspeções/verificações)
12. As unidades operacionais devem ser confiáveis e qualificadas
PESSOAS E MELHORIAS
13. Atuar com disciplina gerencial no gemba, humildade e respeito às pessoas
14. Ter times multifuncionais como responsáveis pelos fluxos e processos
15. Incentivo e métodos para solução de problemas & melhorias
16. Investir em pessoas qualificadas e ambiente para melhoria contínua
Apesar de podermos contar com um conjunto de princípios para a excelência, duas questões são fundamentais para que estes sejam efetivamente incorporados: Liderança e Sistemas.
Liderança
Como o comportamento da liderança é visível para a maioria das pessoas, suas decisões e ações possuem um impacto muito grande na cultura organizacional. É comum entre os especialistas a seguinte consideração: ‘toda decisão da liderança é uma decisão de cultura”.
Desse modo, quando a liderança observar uma resistência na mudança comportamental, ela deve primeiramente se perguntar: “o que eu estou fazendo que está causando esse comportamento nos outros?”.
Sistemas
Já os sistemas nas organizações são considerados como um conjunto estruturado de regras, ferramentas, métodos organizacionais de pessoas e informações, que visa padronizar rotinas e critérios para tomada de decisão para determinados objetivos de administração.
Assim, eles delimitam nossa atuação e influenciam os comportamentos. Portanto, seja qual for a natureza do sistema (de planejamento, controle, informação, trabalho ou melhoria), é importante que ele esteja alinhado com os princípios de excelência.
Em especial, os sistemas relacionados à gestão de pessoas são os que devem ser cuidadosamente considerados para a mudança de cultura. Como já disse Peter Drucker, considerado o papa da administração: “mudança de comportamento requer mudança de sistemas de reconhecimento e recompensa”.
Benefícios
O fato é que a cultura de excelência pode ser aplicada em qualquer empresa, alcançando grandes benefícios para o negócio, tais como:
- Aumento de capacidade (com aumento da produtividade);
- Redução de custos (com eliminação de desperdícios);
- Aumento da receita líquida (melhor serviço aos clientes);
- Menor necessidade de novos investimentos;
- Estoques otimizados;
- Maior capacidade na solução de problemas;
- Ambiente favorável à melhoria contínua e inovação.
No próximo tópico, saiba como iniciar a jornada para a excelência na sua empresa.
Colocando em prática a Excelência para Alta Performance
O sucesso na consolidação da cultura de excelência nas empresas/indústrias depende do envolvimento de todos no desenvolvimento de novas práticas gerenciais e operacionais, uma mudança cultural completa na forma de pensar e agir das empresas.
Ou seja, essa é uma missão desafiadora, que envolve um trabalho diário e constante, com o comprometimento de todos: iniciando pelos líderes, mas com envolvimento de toda a equipe que faz parte da organização.
Reunimos algumas dicas essenciais para colocar em prática a cultura de excelência. São elas:
1. Entendimento e Compromisso da alta administração
É fundamental que haja pela alta administração o entendimento das principais ideias por trás dos princípios de excelência, pois, além de estabelecer a necessidade de transformar sistemas e adotar novos métodos e ferramentas, será necessária uma mudança de atitudes da própria liderança e pessoas-chave.
Nesse caso, é muito útil a realização de workshop para esclarecimento, alinhamento e estabelecimento do compromisso com a jornada para a excelência com uma gestão de alta performance.
Também se faz necessário comunicar o ‘compromisso assumido’ para todos e convocar os colaboradores para essa nova jornada, além de divulgar os princípios e informar por onde se pretende iniciar a transformação para a excelência.
Porém, a verdadeira transformação ocorre quando a liderança e pessoas-chave decidem e agem de forma coerente com os princípios de excelência, ou seja, praticam os comportamentos voltados para a excelência.
Excelência no seu aspecto comportamental não é delegável.
2. Comunique qual é sua ‘proposta de valor para os clientes e para o negócio’
O foco principal da empresa deve ser no atendimento aos clientes e alcance de resultados, e todos devem entender isso.
Os princípios de excelência visam orientar as pessoas na melhor forma de decidir e agir para alcançar o que for melhor para os clientes e a empresa, e não perderem tempo em discussões para provar que alguém está certo e outro está errado.
A proposta de valor para os clientes estabelece o conjunto de produtos e serviços a ser ofertado pela empresa, que geram benefícios para os clientes, contribuindo para ganhos e eliminação de dores.
É importante ainda que todos na organização entendam qual o segmento alvo de clientes e a oferta (portfólio) de produtos e serviços geradora de preferência dos clientes.
A proposta de valor para o negócio estabelece a referência de sucesso desejado pela empresa, uma grande motivação para as pessoas é saber que elas contribuíram para o sucesso.
Ter claramente definido o propósito do negócio, suas metas estratégicas de crescimento e resultado são objetivos que possuem desafios a serem superados com a colaboração de todos. E vale lembrar que as pessoas gostam de desafios!
3. Pense em fluxos
Para entender como os pedidos de clientes são atendidos, não enxergue o trabalho executado na empresa pela análise isolada de departamentos ou postos de trabalho, visualize fluxos de processos de transformação de materiais e informações.
A visão de fluxo de processos, normalmente, nos surpreende o quanto ‘departamentos’ geram obstáculos ao fluxo de atendimento ao cliente, com desconexão entre os processos e falta de foco na contribuição na geração de valor para o cliente, que estabelece uma grande quantidade de desperdícios, atrasos e processos desnecessários.
As causas dos problemas estão raramente relacionadas às pessoas, mas aos fluxos e processos que elas estão envolvidas.
4. Comece pelo núcleo de operações
A indústria, ao iniciar sua jornada para a excelência, visando estabelecer uma Gestão de Operações de Alta Performance com metodologia Lean Demand Driven e Ciência das Operações, normalmente, estabelece como foco inicial do projeto o núcleo das operações industriais, que inclui as seguintes etapas:
– Estruturar uma área de Excelência na empresa com profissionais dedicados;
– Estudo sistematizado da Demanda, pois é esta que orienta todos os trabalhos;
– Lean Production aplicada à produção dos produtos:
- Organização e Gestão de Fluxos dos processos produtivos;
- Estabilidade e Melhoria do Desempenho de Processos;
- Gestão da capacidade produtiva com foco em gargalos.
– Organizar o Demand Driven PCP – Planejamento e Controle da Produção integrada com Estoques, por meio do desenvolvimento do:
- Posicionamento e Dimensionamento adequados de estoques (Supermercados) e
- Programação Puxada e Nivelada de produção.
– Organizar o Demand Driven S&OP (Sales and Operation Planning) com foco na demanda final e em resultados;
– Estabelecer Indicadores de Excelência tanto para os níveis mais operacionais quanto para os níveis mais estratégicos.
Se a empresa possuir diferentes linhas de produtos, com produtos e equipamentos exclusivos, pode-se iniciar com foco em uma das linhas de produção.
5. Estabeleça uma cultura de solução de problemas
Estabeleça uma cultura de solução de problemas, valorizando a identificação dos mesmos e associando-os à necessidade de criação ou melhoria de fluxos e processos, e não com a “procura de culpados”.
6. Desafie a sua equipe e dê suporte para o desenvolvimento
Promova o desenvolvimento constante das pessoas e estabeleça metas que valorizem a colaboração coletiva voltada para resultados do negócio.
A excelência é centrada nas pessoas como agentes de transformação, para a resolução de problemas. Equipes mais engajadas e comprometidas criam o ambiente propício à alta produtividade.
7. Crie rotinas de gestão diária
Pode-se dizer que a operação tende a caminhar para um certo caos se não houver uma injeção diária de energia gerencial estruturada, que promova correções de desvios e estabilidade do sistema produtivo. Por isso, a importância da rotina gerencial no dia a dia
Reuniões diárias de desempenho e uso de agenda padrão da liderança de primeiro nível contribuem para estabilização e melhoria dos processos.
Assim, investir em treinamentos e consultoria vai acelerar a construção da cultura de excelência na sua empresa, bem como implementá-la de forma correta, trazendo resultados significativos para o seu negócio.
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